S chystanou platností zákona GDPR o ochraně osobních údajů dojde k aktualizaci poskytovaného systému HotelTime. Pro systémy Vento, Libero, Confero je k dispozici oficiální dokument na vyžádání u Vašeho obchodního zástupce nebo zákaznické podpory.
Aktivace mazání profilů v systému je na vyžádání. Kontaktujte prosím zákaznickou podporu s žádost o aktivaci - prostřednictvím zákaznického portálu, emailu (podpora@hoteltime.com).
Uchovávání dat
Veškerá zpracovávaná data jsou uchovávána v privátním cloudu.
Veškerá komunikace mezi koncovými stanicemi uživatelů a úložištěm je šifrována protokolem SSL.
Přístup k fyzickým serverům v datacentru má pouze autorizovaná osoba Společnosti za účelem správy a údržby infrastruktury.
Přístupy k uživatelským datům v systému mají pracovníci zákaznické podpory Společnosti pro účely asistence klientů a všechny tyto přístupy jsou zaznamenávány.
Profily klientů
V rámci sladění RS HotelTime s GDPR bude možné v systému nastavit nebo změnit u klientských profilů 3 úrovně souhlasu se zpracováním osobních dat:
1. Bez souhlasu se zpracováním dat
Takto označený profil bude použit pouze pro účely naplnění smlouvy o ubytování a může být automaticky odstraněn, na základě pokynu klienta Společnosti, po vypršení zákonného důvodu uchování, a to buď všech, nebo jen části informací a to následovně:
Osobní profily
- Profily cizinců budou uchovány po zákonnou dobu vyžadovanou cizineckou policií, a přístupné pouze pro uživatele se speciálním oprávněním. Údaje budou uchovávány pouze v rozsahu, kterou vyžaduje cizinecká policie, tzn. ostatní údaje z profilů hostů mohou být automaticky vymazány X dní (X dle požadavků klienta Společnosti) po odjezdu.
- Profily tuzemců mohou být kompletně mazány X dní (X dle požadavků klienta Společnosti) po odjezdu s výjimkou osobní údajů uvedených na daňových dokladech.
Profily společností
Profily společností se v systému zachovají, neboť se na ně GDPR nevztahuje.
2. Souhlas se zpracováním pro účely opakovaného pobytu
Takto označený profil bude po odjezdu hosta v systému uchován v plném rozsahu a bude možné s ním nakládat pro účely věrnostních programů a jiných hotelových aktivit. Takto označený profil nebude možné použít v modulu CRM a nebude předáván v exportech dat či pomocí API třetím stranám (nesouvisejících přímo se smlouvu o ubytování).
3. Souhlas se zpracováním pro marketingové účely
Takto označený profil bude možné používat stejně jako profil v úrovni 2, bude také možné tento profil použít v rámci modulu CRM a exportu profilů třetím stranám.
Daňové doklady
Daňové doklady budou RS HotelTime uchovávány v plném rozsahu dle zákonných požadavků, tzn. včetně případných osobních údajů na nich uvedených.
Doklady uchovávané v systému mohou být po uplynutí zákonné lhůty automaticky systém mazány, a to na základě instrukcí klienta Společnosti.
Reporting
Reporty obecného a kumulativního charakteru budou nadále fungovat v nezměněné podobě.
Zobrazení tržeb konkrétních hostů hotelu a pobyty konkrétních hostů nebude již z historie možné zobrazit, pokud neposkytne klient souhlas se zpracováním osobních údajů minimálně v rozsahu úrovně 2, tzn. „Souhlas se zpracováním pro účely opakovaného pobytu“.
Přístupy uživatelů RS HotelTime do profilů hostů
RS HotelTime bude evidovat každý přístup uživatelů RS HotelTime do profilů hostů na úrovni: jméno uživatele, datum a čas přístupu a identifikace profilu hosta. Výpis přístupů jednotlivých uživatelů RS HotelTime do konkrétního profilu je evidován u každého profilu.
Přístup do profilů hostů lze omezit určité skupině uživatelů RS HotelTime na základě uživatelských oprávnění.
Odstranění profilů ručně
Jakýkoliv profil hosta hotelu lze v případě potřeby, jako je např. žádost klienta o výmaz či odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů, odstranit manuálním zásahem v části systému Adresář.
Existující profily
U již existujících profilů hostů může klient Společnosti zvolit následující:
- Doplnění úrovně souhlasů dle tohoto dokumentu
- Manuální smazání profilů hostů, kteří souhlas se zpracováním údajů neposkytli
- Požádat Společnost o hromadné smazání profilů hostů, kteří neposkytli souhlas se zpracováním údajů a zároveň nemají v RS HotelTime žádnou existující rezervaci do budoucna a zároveň neexistuje zákonný důvod pro jejich uchování.
Oficiální dokument ke stažení v příloze článku.