Nedozvěděli jste se vše potřebné z článku Účtování stornopoplatků v HotelTime? Podívejte se na často kladené dotazy k tomuto tématu, které jsme pro vás připravili.
5 důvodů, proč byste měli stornopoplatky účtovat
Zvýšení tržeb a cash flow
- Účtování poplatků za zrušené rezervace a no show vám umožňuje získat část příjmů, které by jinak byly ztraceny, neboť hosté na svůj pobyt nenastoupili.
Snížení rizika ztrát z nevyužitých pokojů
- Pokoje, které nejsou obsazené kvůli pozdnímu zrušení rezervace nebo no show, pro vás představují ztracený příjem. Poplatky za zrušení pomáhají pokrýt tuto ztrátu a motivují hosty k tomu, aby své rezervace rušili včas nebo je vůbec nerušili.
Lepší správa kapacit
- Díky účtování poplatků můžete lépe řídit svoji obsazenost. Hosté budou více zvažovat, kdy a jak rezervaci zruší, což vám může poskytnout více času na to, abyste mohli uvolněný pokoj nabídnout jinému hostovi nebo upravit svoji krátkodobou cenovou strategii.
Zodpovědnější chování zákazníků
- Zavedení poplatků za zrušení rezervací motivuje hosty k tomu, aby své rezervace rušili zodpovědněji a s větším předstihem. To vám poskytuje lepší předvídatelnost a možnost pružně reagovat na změny v poptávce.
Vylepšení věrnostních programů
- Hotely mohou těžit z jasně stanovených podmínek pro zrušení rezervace a no show při nastavování věrnostních programů. Například mohou nabídnout flexibilnější podmínky stálým hostům, což může zvýšit jejich loajalitu.
Nestandardní situace, aneb co dělat když…
…při vyúčtování stornopoplatku vytvořím platbu tokenem a následně okno uzavřu křížkem, dojde k výpadku internetu, restartuje se mi počítač nebo bude relace jakýmkoli jiným způsobem ukončena?
Rezervaci bude možné nadále dohledat v reportu smazaných rezervací pro stornopoplatky jako „nevyúčtovanou“ a můžete tak pokračovat v procesu vyúčtování. Dříve provedená platba tokenem se vám zobrazí k použití jako „Použitelné externí platby“ a další kroky vyúčtování můžete dokončit, jako kdyby k ukončení relace nedošlo.
…vystornuji doklad s vyúčtovaným stornopoplatkem?
Doklad ke stornopoplatku tvoří výkony okamžitě, jakmile dojde k jeho vystornování, dojde k okamžitému odúčtování těchto výkonů ke dni, kdy bude doklad stornován.
Pokud byla k dokladu připojena záloha (DPP) bude nejprve potřeba DPP odpojit a teprve následně bude možné doklad ke stornopoplatku vystornovat. Rezervaci bude možné znovu dohledat v reportu smazaných rezervací pro stornopoplatky, ale bude již označena jako „vyúčtovaná“, následně bude možné ji vyúčtovat znovu, čímž vznikne nový doklad ke stornopoplatku (hotelový účet nebo faktura), ke kterému je možné připojit dané DPP, které bylo předtím odpojeno.
Pokud byla k dokladu připojena platba tokenizovanou kartou, daná platba může být znovu použita jako úhrada nového dokladu ke stornopoplatku u dané stornované rezervace – viz předchozí bod. Rezervace však bude v reportu smazaných rezervací pro stornopoplatky označena jako „vyúčtovaná“, je však možné ji vyúčtovat znovu. Platba bude dále k dohledání v reportu čekajících externích plateb, odkud je možné ji případně refundovat.
…zapomenu uhradit již vytvořený doklad ke stornopoplatku nebo během úhrady dojde k výpadku internetu, restartuje se mi počítač nebo bude relace jakýmkoli jiným způsobem ukončena?
Pokud nedojde k vyúčtování dokladu platbou nebo použitou zálohou, bude přímým důsledkem nesoulad výkonů a plateb za daný den (v dokladu bude existovat výkon, ale nebude v něm existovat platba – doklad bude neuhrazený). V případě, že je v hotelu aktivní funkce trial balance dojde za tento den k diskrepanci v tomto reportu ve výši částky, která je v dokladu neuhrazená.
…obnovím pokoj, který byl již proúčtovaný do dokladu ke stornopoplatku?
Daný doklad bude s rezervací nadále spojený a bude viditelný v detailu rezervace v sekci „Vystavené účty“, odkud je možné se prokliknout do jeho detailu a dále s ním libovolně pracovat.
…smažu jen jeden pokoj v rámci vícepokojové rezervace a ten vyúčtuji do dokladu pro stornopoplatek?
Vícepokojové rezervace mají společné číslo rezervace, a tedy bude daný doklad se zbylými (nesmazanými) pokoji v rezervací nadále spojený a viditelný v detailu rezervace v sekci „Vystavené účty“.
…si budu chtít zkontrolovat, zda jsou všechny doklady ke stornopoplatku řádně uhrazené?
Ideálním nástrojem je zavedení pravidelné denní kontroly reportů:
Neuhrazené doklady v čase
- Fakturace > Přehledy > Neuhrazené doklady v čase
- při aktivním tickboxu „Vystaveno ve stejný den“ by v tomto reportu měly být zobrazené pouze běžné faktury, které čekají na úhradu bankovním převodem
Výkony dokladů
- Fakturace > Přehledy > Výkony dokladů
- v tomto reportu jsou viditelné nesoulady mezi výkonem a platbou každého daňového dokladu
Kniha faktur nebo kniha uzavřených hotelových účtů
- Fakturace > Kniha faktur nebo Uzavřené hotelové účty
- v těchto reportech jsou také viditelné nedoplatky nebo přeplatky daňových dokladů