Možnosti zpracování dat

V systému HotelTime denně vznikají desítky vystavených daňový dokladů. V rámci aplikace jsou k dispozici seznamy dokladů, které třídí doklady podle typu, zaúčtování nebo pro účely odvodů DPH.

  • zpracovávat ručně
  • zpracovávat automaticky - exporty účetních dávek (stahování dávek přes webovou službu nebo ručně pomocí naší aplikace)


Ze systému lze denně nebo měsíčně exportovat dávka určená ke zpracování v cílovém účetním softwaru. Pokud takový máte, exporty účetních dávek ze systému HotelTime Vám ušetří mnoho práce. Na úrovni HotelTime lze nastavit příznaky jako jsou kontace a střediska, která následně pomohou při importu dat do cílového účetního softwaru pro jejich správně zařazení.


Systém HotelTime 4.3.13 a vyšší nabízí obecný formát export účetních dat. Tato dávka zahrnuje všechny vystavené doklady podle frekvence a pohyby v pokladnách. Většinou je potřeba vytvořit převodní můstek pro zpracování dat. Pro více informací k automatickým exportů prosím neváhejte kontaktovat zákaznickou podporu podpora@hoteltime.com.


Reporty v HotelTime pro účely účetních


Sada reportů:

  • Účetní report
  • Seznam úhrad
  • Knihy jednotlivých typů dokladů (Faktury, Hotelové účty, DPP, Opravné daňové doklady, Drobný prodej, Přijaté faktury, Proforma faktury, Dárkové certifikáty)
  • Přehledy - Nezaúčtované zálohy, Neuhrazené faktury, Výkony dokladů, Otevřené hotelové, stálé účty
  • Pokladní deníky
  • Valutové knihy, uzávěrky směnárny a výkaz pro ČNB


Podstatnou část reportů výše zmíněných najdete v záložce hlavní nabídky Fakturace.


Uživatelské operace na dokladech

Téměř na každou operaci na dokladu existuje uživatelské oprávnění, pokud potřebujete uživatele usměrnit v prováděných operacích, je vhodné začít u uživatelských oprávněních.


Pokud jsou zapnuty exporty dokladů, jsou podle frekvence doklady systémově uzamčeny na uživatelské oprávnění. Tedy pokud nemá uživatel právo na Úpravu exportovaných dokladů, pak nemůže měnit data, která byla exportována. 


Možnosti úpravy dokladů jsou v takovém případě omezené, lze tedy doklad Stornovat (vytvoří se Opravný daňový doklad) nebo lze Stornovat úhrady (vytvoří se opačný pohyb v pokladně) a vložit novou úhradu (vytvoří se pohyb v pokladně). Tyto operace budou zahrnuty hned v dalším exportu dat.


Pokud je uživatelem vytvořen doklad ručně, pak položky na dokladu postrádají výkon z hlediska reportů Výkony hotelu podle středisek. Takové doklady a doklady, na nichž dochází k rozdílům oproti Výkonům hotelu podle středisek lze sledovat v reportu Výkony dokladů - v záložce hlavní nabídky Fakturace - Přehledy - Výkony dokladů.



Výkony hotelu podle středisek vyjadřují objem čerpaných služeb podle data uskutečnění služby (z rezervací, ze stálých účtů, z externích systému apod.). Report se nejčastěji používá k vyjádření celkových tržeb zařízení.


Kontrola dokladů

Pro účetní doporučujeme vytvoření přístupu do aplikace HotelTime pro kontrolu dat přímo v aplikaci. Každý doklad má k dispozici Historii operací, kde logujeme jednotlivé uživatelské operace a lze tak lépe zacílit dotaz k dokladu na uživatele, který operaci provedl.



Metoda Trial Balance

Jedná se o kontrolní sestavu, která je primárně využívána ve velkých hotelech či mezinárodních řetězcích hotelů k ucelenému pohledu finančního krytí výkonů. Na žádost zákazníka lze tuto metodu v HotelTime aktivovat a tím docílit k srovnání podle obecné rovnice:


platby (payments) + city ledger + guest ledger - depozity (deposits) - (future revenue) = Výkony (revenue)



Pro účely aktivního Trial Balance je na úrovni systému HotelTime uplatněna sada restrikcí pro uživatelské operace, které by mohly způsobit nesoulad ve výpočtu.