V systému HotelTime je možné uzavřít účet rezervace převodem položek na účet jiné rezervace. Použití této operace s sebou však nese jistá omezení, pojďme se na ně podívat.
Než položky převedete, měli byste si být jistí tím, co děláte - operace je nevratná, přesunuté položky už není možné stornovat (pouze na ně aplikovat 100 % slevu, nebo vynulovat novou položkou v opačné hodnotě). Není ani možné je editovat, a to včetně zobrazení a editace vnitřního rozpadu položky (např. na ubytování a stravování). Ztratí se také poznámka u položky, pokud nějaká byla vložena.
Doporučujeme proto omezit převod uživatelským oprávněním jen na odpovědný personál - upravit můžete přes Nastavení - Uživatelé - Editace oprávnění - oprávnění "Uzavření hotelového účtu" - podoprávnění "Zakázat vyúčtování na jiné rezervační účty".
Položka je na novou rezervaci vždy přenesena s dnešním datumem, nicméně rozpad položky do výkonů zůstane nedotčený - ověřit můžete na finálním dokladu, v pravém panelu nástrojů "Detail výkonu dokladu".
HotelTime dále umožňuje nastavit zobrazení jména prvního bydlícího u systémem vytvořených položek (typicky ubytování, strava, poplatky) při tisku na fakturách, náhledech na účet a náhledech na stálý účet (nastavíte přes Nastavení - Provozovna - Nastavení systému - Účty a doklady - zaškrtávátko Tisk prvního bydlícího u položek).
U takto převedených položek nebude jméno bydlícího vidět, a to jak na náhledu na účet, tak na náhledu na stálý účet. Na faktuře se pak jméno bydlícího bude opět tisknout.
S ohledem na to, že položku není možné stornovat, pokud používáte výkony pro účetní účely (Trialbalance), po vyúčtování převodem už nebude možné s původní rezervací nijak manipulovat (tzn. editovat, stornovat, stěhovat, provést early check-out atp.) - funkce Trialbalance tyto operace blokuje, aby zabránila vzniku nesrovnalostí v datech.
S aktivním Trialbalance rovněž není možné převádět na rezervaci do jiného hotelu v rámci resortu - to by automaticky znamenalo nesrovnalost v Trialbalance.