Před první transakcí z terminálu na dané obslužné stanici (PC) je potřeba z rolovacího menu při platbě/předautorizaci vybrat, který terminál má být použit. Při dalších platbách si již systém výběr pamatuje. Pokud dojde ke smazání cookies, Hoteltime si stále bude pamatovat, který terminál byl použit.
Předautorizace z rezervace
Use case: Host neplatí při příjezdu, ale recepční chce mít pobyt (a případné extras) garantované a kryté, proto vytvoří předautorizaci.
V sekci Platební karty uživatel volí možnost „předautorizace terminálem“, následně má na výběr další možnosti:
- Vytvořit token = s transakcí se vytvoří také token karty a uloží se k rezervaci
- Ruční zadání karty = hostova karta nefunguje a je potřeba ji zadat ručně
- MOTO platba = host již není v hotelu a je potřeba provést transakci
Po potvrzení a uhrazení kartou se v sekci „Platební karty“ zobrazí daná předautorizace, kterou lze čerpat až do její plné výše. Předautorizaci je potřeba do 14 dnů vybrat nebo zrušit, aby nebylo ovlivněno Adyen risk skóre.
Collect předautorizace
Use case: Hostovi při příjezdu byla předautorizovaná karta na ubytování, poplatky a případné extras. Při odjezdu hosta je předautorizace čerpána, (vznikne z ní platba a zbytek nevyčerpané přeautorizace, je-li nějaký, je hostovi odblokován zpět na účet)
Komunikace s Adyen v tomto případě probíhá asynchronně (výsledek operace HotelTime neobdrží okamžitě, ale až se zpožděním), výsledek operace může trvat i několik minut (zpravidla jednotky minut). Částku čerpání lze vždy manuálně přepsat, je možné ji čerpat maximálně do její plné výše (nikoli více) a je možné collectovat pouze 1x.
Platbu z předautorizace lze vytvořit dvěma způsoby:
1. Z vyúčtování rezervace kliknutím na „Čerpat předautorizaci platební karty“, čímž dojde k vytvoření platby bez nutnosti vytvářet DPP.
2. Z detailu rezervace kliknutím na zelený papírek, čímž dojde k čerpání předautorizace a zároveň vytvoření DPP (DPP je vytvořeno po potvrzení čerpání předautorizace Adyenem).
O výsledku operace je uživatel obeznámen systémovou notifikací.
Vyúčtování následně probíhá běžným způsobem buď s použitím platby nebo s uplatnění DPP.
Storno předautorizace
Storno předautorizace lze provést přímo z HotelTime kliknutím na červený křížek v sekci Platební karty v detailu rezervace či detailu pokoje, nebo v seznamu předautorizovaných karet (Prodej > Platby > Předautorizované platební karty). Následně vyskočí tabulka, kde je potřeba potvrdit, že chcete předautorizaci opravdu zrušit.
Zrušení předautorizace je tzv. asynchronní operace, tedy odpověď od Adyenu není okamžitá a může trvat až 30 minut. U dané karetní operace se nejprve objeví informace „Processing“, což znamená, že HotelTime, zaslal žádost o zrušení a čeká na odpověď Adyenu. Jakmile Adyen odpověď zašle, vyskočí v systému pop-up notifikace informující uživatele, zda bylo storno předautorizace úspěšné.
Doporučujeme nastavit interní proces pravidelného rušení všech nevyužitých předautorizací, např. v den odjezdu rezervace, kdy už je jasné, že ji hotel nebude čerpat. Předautorizace, které nejsou vybrané (tzv. collect) ani zrušené výrazně ovlivňují risk skóre u Adyen a při velkém množství takovýchto operací může dojít k omezení vyplácení prostředků na účet provozovatele.