Host složil zálohu na pobyt a potřebujete vystavit potvrzení?
Pokud chcete vytvořit proforma fakturu / žádost o platbu zálohy, postupujte podle návodu zde. V tomto článku se budeme věnovat již uhrazené záloze a vytvoření Dokladu na příchozí platbu (DPP).
Zálohu je možné do systém vložit několika způsoby:
- vložit uhrazenou zálohu do rezervace / ke stálému účtu, kde se odečte od částky k úhradě.
- vytvořit zálohu ručně, takový doklad se dá následně připojit k rezervaci / ke stálému účtu později.
Rychlá zálohová platba z rezervace
- V detailu rezervace (nebo detailu pokoje), klikněte na menu v sekci Hlavní účet (případně vystavené účty) a vyberete možnost Vložit zálohovou platbu.
- Otevře se okno pro vytvoření nového dokladu na příchozí platbu (DPP). Výchozí popis (textace na úvodu dokladu), služba a sazba DPH může být nastavena v Nastavení systému. Pole lze libovolně měnit.
- Povinný údaj je Měna úhrady (v jaké měně byla záloha přijata) Hrazená částka (kolik bylo uhrazeno) a Pokladna (jak bylo záloha uhrazena - převodem, hotově, kartou atd.).
- Pro vytvoření dokladu stiskněte Tlačítko Uložit.
Záloha se připojí k rezervaci a odečte se od hlavního účtu. Při odjezdu bude pak systém vyžadovat finální zúčtování Dokladu na příchozí platbu na fakturu (podle účetního zákona). Postupujte standardně pro vyúčtování rezervace.
Tip: Lze uhradit i procento z částky k úhradě. Rozbalte nabídku na řádku Hrazená částka.
Zálohová platba z Proforma faktury
- Otevřete proforma fakturu na jejímž základě jste obdrželi platbu (například v detailu rezervace, klikněte na číslo Proforma dokladu v části vystavené účty).
- V části operace s dokladem vyberte Rychlé DPP.
- Předvyplněné hodnoty odpovídají původní Proforma faktuře - upravte si podle toho, jaká částka byla uhrazena.
- Dokončíte stisknutím tlačítka Uložit.
TIP: Host Vám uhradil částku jinak? Proforma fakturu můžete nechat, tak jak je. Vytvořte rovnou doklad na příchozí platbu viz předchozí postup pro Rychlou zálohovou platbu z rezervace. Proforma faktura není daňový doklad, jedná se o předpis pro platbu, který nemusí být uhrazen.
Ručně vložená zálohová platba
- V hlavní nabídce vyberte Fakturace -> doklady na příchozí platby (zálohy) -> Založit doklad na přijatou platbu
- Zvolte parametry dokladu (nezapomeňte odběratele – je to položka bez které nelze DPP vytvořit)
- Stiskněte tlačítko Uložit
Takový doklad zůstane v evidenci Fakturace - Doklady na příchozí platby. A bude čekat na připojení k rezervaci nebo ke stálému účtu. Pamatujte na pravidlo, že měna položek dokladu musí být shodná s měnou účtu, ke kterému bude doklad připojen.
TIP: zálohy, které ještě nebyly vyúčtovány můžete souhrnně zobrazit v záložce hlavní nabídky – Fakturace -> Přehledy -> Nezaúčtované zálohy. Nastavte hodnoty ve filtru a stiskněte Zobrazit faktury.