Hledáte nové způsoby komunikace s Vašimi hosty, chcete předejít dlouhým frontám při příjezdech i odjezdech? Jste na správném místě.


Podívejte se na video úvod do Concierge.



Co je Concierge modul?

Concierge modul je doplněk systému HotelTime verze 4.0 a výše. Jedná se rozšířené nastavení systému HotelTime pro pokročilou práci s hosty.


Jak si Concierge modul aktivovat?

Kontaktujte našeho obchodního zástupce nebo zákaznickou podporu, která s Vámi projde možnosti modulu a jeho použití. Zákaznická podpora s Vámi nastaví SMTP server (to je emailový server, detaily, které potřebujeme znát, bude vědět Váš IT).


Co všechno modul nabízí?

  • Automatické odesílání emailů: 

Confirmation - potvrzení vytvoření rezervace

PreStay - informace před pobytem většinou s online check-in formulářem  

Invoice - daňový doklad emailem

PostCheckIn - informace pro pobyt ihned po provedení check-inu

PostStay - informace po odjezdu hosta, poděkování a žádost o hodnocení

Narozeninová přání - blahopřání k narozeninám hosta

LiberoPreStay - informace o balíčku procedur systému Libero a informace před příjezdem


Všechny emaily mají dynamické části, kam se doplňují informace z rezervace a dokážou plně nahradit manuální obesílání hostů, které jste dosud na recepci jako rezervačním oddělení prováděli.


Automatické emaily PreStay, PostStay a PostCheck-in se odesílají na všechny bydlící hosty, kteří jsou zadaní na pokojích a splňují podmínku pro nastavený jazyk, správný email a dobu, kdy se má automatický email odeslat. Těmto hostům nemusíte přiřazovat žádné kategorie Concierge a nemusí Vám ani udělit souhlasy GDPR, jelikož se vážou a přímo souvisí s poskytovanou službu ubytování.


Pro používané jazyky v profilech hosta budete mít nastavené šablony emailů. Vycházet můžete z našich šablon a jen si přizpůsobit text emailu. Je také možné vložit si vlastní vzhled emailů.


Narozeninový email je ale odlišný, protože již nesouvisí přímo s poskytovanou službou ubytování. Tím pádem se odesílá jen na hosty, kteří udělili příslušné souhlasy s GDPR a zároveň je v jejich profilu v adresáři vybraný typ kampaně Narozeniny. 


Odeslat doklad můžete rovnou v detailu dokladu. Stačí mít správný email odběratele, nastavený jazyk a kliknout na Odeslat na email odběratele. Potřebujete mít nastavenou jen šablonu emailu, použít můžete naši výchozí nebo si můžete vytvořit vlastní grafickou předlohu.


Online check-in formulář se vygeneruje z rezervace a nastavíte si, jak dlouho před příjezdem ho host může online vyplnit. Vyberete si také, jaké údaje jsou pro hosta povinné a jaké nikoliv. Online check-in formulář je nejčastěji součástí PreStay emailu buď přes Concierge modul, nebo některého z našich partnerů, jako například GuestJoy.


Formulář si přizpůsobíte - zvolíte fotografii hotelu, pozadí a logo provozovny.


Jakmile host vyplní své údaje a uloží, propíšou se okamžitě do HotelTime přímo do rezervace.


  • Generování úkolů pro oddělení recepce nebo rezervace

V systému můžete nastavit, jaké úkoly se mají automaticky vytvářet. S aktivací Concierge modulu získáte také možnost práce s úkolovníky. Na jeden vybraný tak může systém automaticky vytvářet úkoly jako jsou Pre-autorizace platebních karet, Zrušení pre-autorizace, úkol na narozeniny hosta nebo kontrolu adresáře.


Úkolovníky jinak velmi dobře nahradí knihu vzkazů na recepci.

Úkoly se dají přiřazovat k rezervaci, subjektu v adresáři a k uživatelské skupině (např. recepce, rezervační oddělení, management, sales, pokojské atd.) nebo můžete úkol vytvořit přímo pro konkrétního uživatele. Může se jednat o speciální treatment pro hosta nebo i obyčejné zalití květin na recepci.


S automatickými úkoly doporučujeme pracovat pravidelně a udržovat jejich stav. Před aktivací automatické kontroly adresáře doporučujeme vždy provést "úklid adresáře", aby množství úkolů při prvním vygenerování nebylo příliš velké. Vyžádejte si u zákaznické podpory export adresáře do MS Excel. 


  • Kontrola adresáře

Udržování adresáře hostů víte, že je poměrně složité. S profily pracuje velké množství pracovníků a ti mohou vytvářet nesprávné profily nebo duplicity. A proto Concierge usiluje o dobrou kondici Vašeho adresáře. Jedině tak totiž budete efektivně sledovat historii hostů a předejdete duplicitním nebo nevyžádaným emailům.


Kontroluje se tedy:

Duplicitní profily.

Profil, ve kterém chybí oslovení - to se dále používá v automatických emailech.

Profil, ve kterém chybí jazyk - podle jazyka se totiž posílá email v odpovídající řeči.

Profil, ve kterém chybí adresa. 

Profil, ve kterém chybí email.

Profil, ve kterém chybí datum narození.