Hledáte nové způsoby komunikace s Vašimi hosty, chcete předejít dlouhým frontám při příjezdech i odjezdech? Jste na správném místě.


Podívejte se na video úvod do Concierge.



Co je Concierge modul?

Concierge modul je doplněk systému HotelTime verze 4.0 a výše. Jedná se rozšířené nastavení systému HotelTime pro pokročilou práci s hosty.


Jak si Concierge modul aktivovat?

Kontaktujte našeho obchodního zástupce nebo zákaznickou podporu, která s Vámi projde možnosti modulu a jeho použití. Zákaznická podpora s Vámi nastaví SMTP server (to je emailový server, detaily, které potřebujeme znát, bude vědět Váš IT).


Co všechno modul nabízí?

  • Automatické odesílání emailů: 

Create - potvrzení vytvoření rezervace

PreStay - informace před pobytem většinou s online check-in formulářem

Payment - výzva k úhradě

Invoice - daňový doklad emailem

PostCheckIn - informace pro pobyt ihned po provedení check-inu

PostStay - informace po odjezdu hosta, poděkování a žádost o hodnocení

Narozeninová přání - blahopřání k narozeninám hosta

LiberoPreStay - informace o balíčku procedur systému Libero a informace před příjezdem


Všechny emaily mají dynamické části, kam se doplňují informace z rezervace a dokážou plně nahradit manuální obesílání hostů, které jste dosud na recepci jako rezervačním oddělení prováděli.


Automatické emaily kromě Narozeninového přání se odesílají na všechny bydlící hosty, kteří jsou zadaní na pokojích a splňují podmínku nastavený jazyk, správný email a pro PreStay, PostStay a PostCheck in dobu, kdy se má automatický email odeslat. Těmto hostům nemusíte přiřazovat žádné kategorie Concierge a nemusí Vám ani udělit souhlasy GDPR, jelikož se vážou a přímo souvisí s poskytovanou službu ubytování.


Pro používané jazyky v profilech hosta budete mít nastavené šablony emailů. Vycházet můžete z našich šablon a jen si přizpůsobit text emailu. Je také možné vložit si vlastní vzhled emailů.


Narozeninový email je ale odlišný, protože již nesouvisí přímo s poskytovanou službou ubytování. Tím pádem se odesílá jen na hosty, kteří udělili příslušné souhlasy s GDPR a zároveň je v jejich profilu v adresáři vybraný typ kampaně Narozeniny.


  • Odeslání dokladu na hosta

Nemusíte nutně používat automatické emaily, odeslat doklad můžete rovnou v detailu dokladu. Stačí mít správný email odběratele a kliknout na Odeslat na email odběratele. Potřebujete mít nastavenou jen šablonu emailu, použít můžete naši výchozí nebo si můžete vytvořit vlastní grafickou předlohu.


  • Online check-in formulář

Online check-in formulář se vygeneruje z rezervace a nastavíte si, jak dlouho před příjezdem ho host může online vyplnit. Vyberete si také, jaké údaje jsou pro hosta povinné a jaké nikoliv. Online check-in formulář je nejčastěji součástí PreStay emailu buď přes Concierge modul nebo některého z našich partnerů jako například GuestJoy.


Formulář si přizpůsobíte - zvolíte fotografii hotelu, pozadí a logo provozovny.


Jakmile host vyplní své údaje a uloží, propíšou se okamžitě do HotelTime přímo do rezervace.


  • Generování úkolů pro oddělení recepce nebo rezervace

V systému můžete nastavit, jaké úkoly se mají automaticky vytvářet. S aktivací Concierge modulu získáte také možnost práce s úkolovníky. Na jeden vybraný tak může systém automaticky vytvářet úkoly jako jsou Pre-autorizace platebních karet,  Zrušení pre-autorizace, úkol na narozeniny hosta nebo kontrolu adresáře.


Úkolovníky jinak velmi dobře nahradí knihu vzkazů na recepci.

Úkoly se dají přiřazovat skupině (např. recepce, rezervační oddělení, management, sales, pokojské atd.) nebo můžete úkol vytvořit přímo pro konkrétního uživatele. Může se jednat o speciální treatment pro hosta nebo i obyčejné zalití květin na recepci.


S automatickými úkoly doporučujeme pracovat pravidelně a udržovat jejich stav. Před aktivací automatické kontroly adresáře doporučujeme vždy provést "úklid adresáře", aby množství úkolů při prvním vygenerování nebylo příliš velké. Vyžádejte si u zákaznické podpory export adresáře do MS Excel. 


  • Kontrola adresáře

Udržování adresáře hostů víte, že je poměrně složité. S profily pracuje velké množství pracovníků a ti mohou vytvářet nesprávné profily nebo duplicity. A proto Concierge usiluje o dobrou kondici vašeho adresáře. Jedině tak totiž budete efektivně sledovat historii hostů a předejdete duplicitním nebo nevyžádaným emailům.


Kontroluje se tedy:

Duplicitní profily.

Profil, ve kterém chybí oslovení - to se dále používá v automatických emailem.

Profil, ve kterém chybí jazyk - podle jazyka se totiž posílá email v odpovídající řeči.

Profil, ve kterém chybí poštovní adresa.

Profil, ve kterém chybí fakturační adresa.

Profil, ve kterém chybí email.

Profil, ve kterém chybí datum narození.