Obdrželi jste rezervaci z vašeho Channel Manager Systému (CHMS) a potřebujete rezervaci zpracovat?
Máte v zásadě dvě možnosti:
1. přijímat automatické změny rezervace z Channel Manager systému.
2. spravovat rezervaci ručně a tím pádem i zapracovávat všechny její změny z Channel Manager Systému ručně.
Oba způsoby jsou možné, přijímání automatických změn výrazně ale šetří váš čas.
Automatické propisování změn rezervace z Channel Manager systému:
U rezervací, které jste obdrželi z channel mannageru (D-Edge, Bookolo, Siteminder…), je ale třeba postupovat opatrněji. Výrazná změna takovéto rezervace totiž může vést k tomu, že dojde ke zrušení propojení mezi rezervací v HotelTime a v daném channel manageru (dále jen CHM). Pokud by pak došlo ke změně rezervace hostem na portále, kde si rezervaci vytvořil, tato změna by se nepropsala do HotelTime.
Na začátek je potřeba uvést informaci, že pokud k této situaci dojde, pak na e-mail, který jste nám při napojení na CHM poskytli, přijde informace, že nebylo možné provést danou operaci (editace, zrušení rezervace). Díky tomu budete moci provést danou operaci manuálně.
Můžete také u dané rezervace přes Historii pokoje (rezervace) prověřit, který uživatel provedl dané změny. Zde také doporučuji obrátit se na zákaznickou podporu ohledně zapnutí funkce Audit trail, která podrobněji loguje provedené operace v HotelTime. Můžete pak přes záložku Provoz – Audit trail sledovat provedené operace daným uživatelem za dané období.
Aby bylo možné propisovat změny do rezervace automaticky z Channel Manager Systému, vyhněte se následujícím operacím do doby bezprostředně navazující na příjezd hosta:
- Editace pokoje/rezervace a Editace pokoje/rezervace bez změny ceny –
- Vyúčtování rezervace –
- Samozřejmě také check-in a check-out, případně ruční smazání pokoje a rezervace
Následující operace pak znemožní jen editaci dané rezervace ze strany CHM:
- Editace (záměna) stravování
- Rozdělení účtu:
- Přidání položky na účet
- Zadání rooming listu
- Stěhování pokoje v průběhu pobytu – zde ale případné změny již spíše řešíte přímo s hostem
- Také není u rezervací z CHM možné provést spojení rezervací, případně jejich rozdělení na jednotlivé rezervace, pokud jsou rezervace ve stavu opce/potvrzená.
Jak to vypadá, když není možné automatickou změnu do rezervace propsat?
E-maily s chybovou hláškou:
Jak je zmíněno výše, pokud se z důvodu ruční změny v rezervaci nepodaří propsat změnu z CHM do HotelTime, pak Vám přijde e-mail s popisem chyby. Ty mohou být následující:
Booking room with ExtID not found – Tato informace znamená, že proběhla jedna z následujících operací:
- Editace pokoje/rezervace a Editace pokoje/rezervace bez změny ceny
- Check-in a check-out, případně ruční smazání pokoje a rezervace
- Editace (záměna) stravování
Unable to edit (cancel) reservation, booking with extID ... has already invoiced tax document – rezervace již byla vyúčtována
Ruční správa rezervace
Jakmile provedete některou z výše uvedených operací, pak přebíráte defacto rezervaci do ruční správy. Veškeré selhané změny je třeba zapracovat ručně.
Nepřišel Vám email? Zkontrolujte s podporou emailovou adresu pro zasílání notifikací. Doporučujeme nastavit email ideálně pro skupinu příjemců jako je reservation@, recepce@ atd.
Tip: Pokud potřebujete udržovat nějaké informace do příjezdu hosta a zároveň chcete doručovat automatické změny, pak doporučujeme uvádět informace do poznámky a změny pak bezprostředně před příjezdem hosta zpracovat.