Zákaznický portál

Oprava dokladu, ve kterém je platba terminálem

Pokud je potřeba opravit doklad, ke kterému je vázaná terminálová platba, uživatel běžným způsobem doklad vystornuje. Stornem dokladu nedochází k refundu platby, ale platba se připojí ke zdroji, ze kterého původně vznikla (rezervace nebo stálý účet). Platba je tedy dohledatelná přímo u zdroje nebo v seznamu nepřiřazených externích plateb Prodej > Platby > Existující nepřiřazené externí platby. Pokud se jednalo pouze o opravu položek nebo hlavičky dokladu, není potřeba platbu refundovat a platbu lze na finální doklad znovu uzavřít běžným způsobem přes vyúčtování rezervace nebo vyúčtování stálého účtu. Kliknutím na zelený lístek u nepřiřazené platby z ní lze znovu vytvořit DPP, které pak dále může být uplatněné ve vyúčtování. 

Refund platby

Pokud je potřeba refundovat platbu nebo dojde ke stornu dokladu a má být vrácena i platba, v seznamu nepřiřazených externích plateb nebo v detailu rezervace lze kliknutím na červený křížek zvolit možnost platbu refundovat. REFUND způsobí vrácení prostředků na kartu, kterou byla platba provedena. 

Odpověď od Adyenu na požadavek na refund není okamžitá a může trvat i několik minut. Jakmile tedy kliknete na tlačítko „Refundovat“, systém čeká několik vteřin, zda Adyen transakci nepotvrdí okamžitě a následně se zobrazí hláška „Operace se zpracovává: po dokončení operace se změny promítnou v systému“, kterou lze křížkem zavřít. 

U transakce se následně zobrazí status „Processing“ a jakmile Adyen refund potvrdí (zpravidla trvá jednotky minut), HotelTime zobrazí pop up notifikaci o výsledku refundu (potvrzení nebo zamítnutí). 

Během této doby je možné systém běžně používat, operace se zpracovává na pozadí. Pokud je refund potvrzen, transakce ze systému zmizí, termín připsání peněž zpět na účet hosta je následně odvislý od hostovo banky a HotelTime, Adyen ani vy jej nemůžete nijak ovlivnit. Pokud je refund zamítnut, o důvodu zamítnutí budete informováni v pop up okně HotelTime a detail si také můžete zobrazit v Adyen portálu. Zamítnutý refund způsobí, že peníze nebudou hostovi vráceny a transakce tak v HotelTime nadále zůstává k použití.

Částečný refund platby

Provedení částečného refundu se provádí ve dvou krocích:

1. Refund nebo MOTO refund na platebním terminálu Adyen

Na displeji terminálu zvolte Transakce > Nová transakce > Refund (pro případ, kdy je zákazník s         kartou přítomen a kartu lze přiložit k terminálu) nebo MOTO refund pro případ, že zákazník s kartou v hotelu přítomen není - zde budete vyzváni k zadání čísla karty). Zadejte částku refundu a dále postupujte jako při běžné platbě nebo MOTO platbě.

2. Vyúčtování částečného refundu v HotelTime

Do rezervace, stálého účtu nebo do dokladu přidejte položku s mínusovou hodnotou v odpovídající výši refundu a následně vyberte jako způsob úhrady Adyen terminál - manuálně.

Druhou variantou je vytvoření částečného opravného dokladu. V detailu dokladu, který je již vystavený klikněnte v pravém menu na "Opravný doklad", následně vyberte položky, které chcete dobropisovat (či jejich část) a vytvořte částečný opravný doklad, ve kterém následně zvolte způsob platby Adyen terminál - manuálně.

Refund platby Adyen terminálem, která nebyla iniciovaná z HotelTime 

V případě, že je potřeba provést refund platby, která dříve nebyla iniciovaná z HotelTime do Adyen terminálu, ale byla provedena na Adyen terminálu ručně, je postup následující:

1. V HotelTime vystornujte požadovaný doklad > vytvoří se opravný doklad
2. Přímo v platebním terminálu na hlavní stránce Transakce > Historie (zadání hesla) > zobrazte seznam provedených transakcí
3. Kliknutím na konkrétní transakci se zobrazí detail dané transakce (obr.1), následně kliknutím na symbol zámku lze transakci vrátit (obr.2, nutno potvrdit heslem), následně uživatel potvrdí vrácení (obr.3).

Obrázek 1                                                Obrázek 2                                                Obrázek 3

Refund platby, která byla dříve provedena jiným způsobem

Na terminálu lze provést také refund libovolné částky bez vazby na předchozí proběhlou platbu (platba byla např. vytvořena na terminálu jiného poskytovatele, hotově nebo bankovním převodem). Postup je následující:

1. V HotelTime vystornujte požadovaný doklad > vytvoří se opravný doklad
2. Přímo v platebním terminálu na hlavní stránce Transakce > Nová transakce (zadání hesla) > vyberte:
   • Vrácení peněz (zadání hesla) pro případ, že je možné kartu přiložit k terminálu
   • MOTO refundace pro případ, že není možné kartu k terminálu přiložit (host již není přítomen v hotelu)