Od verze HotelTime 4.6.7 vám přinášíme usnadnění pro účtování no show a storno poplatků, díky kterému budou vaše procesy ještě efektivnější! Navyšte své revenue a cash flow díky zodpovědnému vyúčtování stornopoplatků rezervací, pro které jsme vám připravili jednoduchý proces. Stornopoplatky tak vyúčtujete bez námahy na pár kliknutí.
Vyúčtování stornopoplatku pouze ve 3 krocích
- KROK 1 – Vyberte způsob vyúčtování stornopoplatku
- KROK 2 – Zkontrolujte a případně doplňte detaily dokladu ke stornopoplatku
- KROK 3 – Potvrďte vytvoření dokladu
Nastavení systému, které vám usnadní práci
Nejprve si v nastavení systému zvolte, kterou službu chcete používat jako výchozí k účtování stornopoplatků. Nastavení najdete v Menu > Nastavení > Provozovna > Nastavení systému v záložce Účty a doklady pod názvem „Výchozí služba k dokladu ke stornopoplatku“. Z rolovacího menu vyberte službu, kterou má systém nabízet jako výchozí při vytváření dokladů ke stornopoplatkům. Služba musí být v danou chvíli založena v seznamu služeb hotelu (Nastavení > Provozovna > Služby – hotel).
Následně zvolte uživatelské skupiny, které mají mít oprávnění na účtování stornopoplatků:
- Seznam smazaných rezervaci pro stornopoplatky - umožní uživateli pracovat s novým reportem pro stornopoplatky
- Doklad ke stornopoplatku - umožní uživateli vytvořit zrychlený doklad ke stornopoplatku.
Jak snadno vyúčtovat stornopoplatky v HotelTime - krok za krokem
Snadný přehled získáte v novém reportu speciálně navrženému k účtování stornopoplatků, do kterého se dostanete přes Menu > Rezervace > Seznam smazaných rezervaci pro stornopoplatky.
V zobrazeném seznamu najdete veškeré rezervace pokojů, které byly v zadaném období smazané a odpovídají vyplněným filtrům.
Tickbox „Seskupit dle rezervací“ vám usnadní vyúčtování, pokud se jedná o vícepokojovou rezervaci, kterou chcete vyúčtovat najednou.
Tickbox „Zobrazit již vyúčtované“ vám do seznamu zobrazí navíc také rezervace pokojů, které jste již vyúčtovali, díky čemuž získáte perfektní přehled o tom, jaké rezervace pokojů již byly proúčtované.
KROK 1
Kliknutím na symbol peněz na konci řádku vyvoláte menu, ve kterém se vám nabídnou možnosti úhrady:
- Použitelné zálohy se vám zobrazí v případě, že se ke smazané rezervaci vážou dříve vytvořené doklady na přijatou platbu
- Použitelné předautorizace se vám zobrazí v případě, že používáte platební řešení HotelTime a ke smazané rezervaci existuje nevyužitá předautorizace
- Vytvořit platbu kartou se vám zobrazí v případě, že používáte platební řešení HotelTime a ke smazané rezervaci se váže tokenizovaná platební karta hosta nebo virtuální karta (nebo více karet)
- Odpustit stornopoplatek zvolte v případě, že za danému pokoji nebo rezervaci více pokojů poplatek nemá být vyúčtován (např. byl hostovi odpuštěn nebo se jednalo o duplicitní rezervaci apod.). Pro potřeby reportu je taková rezervace následně považována za „vyúčtovanou“
- Vyúčtovat v dokladu zvolte v případě, že za daný pokoj nebo rezervaci více pokojů má být stornopoplatek účtován obvyklým způsobem
Odpuštěný stornopoplatek lze později také vyúčtovat, stačí si ve filtru reportu zaškrtnout tickbox „Zobrazit již vyúčtované“ a rezervace se vám v seznamu znovu nabídne.
Z nabídky v kontextovém okně lze vybrat pouze 1 varianta.
KROK 2
V kroku 2 je potřeba zkontrolovat a případně upravit nebo doplnit požadované údaje k dokladu ke stornopoplatku.
V hlavičce zobrazeného kontextového okna je zobrazena rekapitulace rezervace pokoje nebo pokojů, které mají být vyúčtované. V sekci „Položka“ se primárně nabídne služba vybraná v nastavení systému (viz výše), je však možné vybrat jinou službu z rolovacího menu. Částka se počítá automaticky a odpovídá ceně rezervace pokoje nebo pokojů, před započtením případných záloh. Pokud je vyúčtovávána celá rezervace více pokojů najednou, jsou do částky k úhradě připočteny extras, pokud je vyúčtováván jen jeden pokoj, částka extras přičtena automaticky není, neboť extras se vztahují k rezervaci jako takové. K položce nebo celému dokladu (text před ceny) je možné vložit libovolnou poznámku, která se zobrazí na daňovém dokladu pro hosta.
KROK 3
Třetí krok se bude lišit podle způsobu platby, který vyberete v kroku 1. Možné situace jsou popsány níže.
a) V rezervaci je zálohová faktura k použití
Pokud jste v kroku 1 vybrali zálohu, kterou chcete do finálního dokladu uplatnit, v kroku 2 je potřeba potvrdit, upravit či doplnit informace, aby mohl vzniknout konečný doklad. Částku k úhradě lze uživatelsky přepsat.
Od obecného popisu dokladu ke stornopoplatku výše se vám zde objeví sekce „Záloha“, ve které je rekapitulován zálohový doklad (DPP), vybraný v předchozím kroku, a který bude uplatněno do finálního dokladu.
Pokud výše použitého DPP odpovídá výši požadované úhrady, vytvoří se uzavřený hotelový účet nebo faktura (podle nastavení v systému) a uživatel bude přesměrován do detailu tohoto nově vytvořeného dokladu.
Pokud výše použitého DPP neodpovídá výši požadované úhrady:
- částka DPP je nižší než částka úhrady > uživatel je přesměrován do úhrady dokladu, kde je potřeba daný doklad douhradit libovolným dostupným způsobem úhrady
- částka DPP je vyšší než částka úhrady > pokud je v nastavení systému povoleno vytvářet přeplatky dokladů, je uživatel je přesměrován do úhrady dokladu, kde může postupovat dle běžných zvyklostí hotelu, pokud přeplatky povoleny nejsou, nebude operaci možno provést (doklad ke stornopoplatku nevznikne) a bude potřeba upravit částku k úhradě, aby odpovídala částce zálohy
b) V rezervaci je token platební karty k použití
Pokud jste v kroku 1 vybrali platbu online kartou, je před zprocesováním platby potřeba určit měnu a případně upravit částku, kterou požadujete z karty zúčtovat. Výchozí nabídnutá měna vždy odpovídá měně rezervace, výchozí nabídnutá částka vždy odpovídá částce za daný pokoj nebo rezervaci pokojů, v případě vyúčtování celé rezervace jsou do částky za pokoje připočítané částky všech extras. Potvrzením platby vznikne externí online platba, která bude následně použita jako úhrada dokladu ke stornopoplatku.
Od obecného popisu dokladu ke stornopoplatku výše se vám zde objeví sekce „Platba“, ve které je rekapitulována externí online platba, kterou jste k tomuto vytvořili, a která bude uplatněna do finálního dokladu.
Výše částky k úhradě je automaticky vyplněná podle výše platby, která byla provedena v předchozím kroku a nelze ji přepsat. Doklad tak bude vždy vystaven na částku, která byla z karty zaúčtovaná.
c) v rezervaci je předautorizace k použití
Pokud jste v kroku 1 vybrali nevyužitou předautorizaci, je nejprve potřeba potvrdit výši jejího čerpání. Předautorizaci lze čerpat pouze jednorázově až do maxima její výše kliknutím na tlačítko "Čerpat předautorizaci".
Následně se z předautorizace vytvoří externí platba - tato operace může platebnímu poskytovateli trvat až několik minut. Mezitím je možné okno zavřít a se systémem běžně pracovat. Jakmile je operace potvrzena, budete notifikováni vyskakovacím oknem přímo v aplikaci a můžete se k vyúčtování stornopoplatku vrátit. Jakmile znovu v reportu kliknete na symbol peněz na konci řádku, zobrazí se vám daná platba k použití jako "Použitelná externí platba" a následně pokračujte stejným způsobem, jako v předchozím bodu (b).
d) Běžné vyúčtování
Pokud k rezervaci není připojená záloha ani token platební karty, je potřeba v kroku 1 zvolit možnost vyúčtovat v dokladu. Tento use case bude často spojený s nutností manuálně zaúčtovat platební kartu přímo přes platební terminál.
Po vytvoření je uživatel automaticky přesměrován do úhrady dokladu, ve které vybere požadovaný dostupný způsob úhrady dle běžných zvyklostí.
Ruční storno rezervace
Jakmile se rozhodnete smazat pokoj z rezervace nebo celou rezervaci, po potvrzení storna se v systému objeví stejné kontextové okno, jako při vyúčtování z nového reportu smazaných rezervací pro stornopoplatky.
Pokud při smazání nechcete stornopoplatek vyúčtovávat nebo nemá být účtován, okno jednoduše zavřete křížkem v pravém horním rohu nebo klávesou esc. Daný pokoj nebo rezervace pokojů se následně smaže a bude k dohledání v reportu smazaných rezervací nebo v reportu smazaných rezervací pro stornopoplatky.
Chybí vám v článku nějaké informace? Podívejte se na často kladené dotazy ZDE.